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情報漏えいにつながる!メール誤送信でよくある3つのパターン

「情報漏えい」というと、よく不正アクセスが思い浮かべる方が多いです。
実際のところ、内部の者による情報漏えいも多いですね。
例えば、情報の紛失、またはパソコンやスマホの盗難など。

その中に、メールの誤送信による情報漏えいも実はかなり多いんです。
注意していても、「ついつい誤送信してしまった」と誰でも1度は経験したことあるのではないでしょうか。
しかし、その1回のミスで思いもよらない被害を企業が被る可能性があります。

そこで今回は、メール誤送信でありかがちな3つのパターンを紹介!
この3つに注意して、日頃の業務に努めていただけたらと思います。

誤送信メールのパターン1) 添付ファイルの誤り

まず初めが、添付ファイルの誤り。
社内メールでの添付ファイルの誤りでしたら、「以後、気をつけます」で済むかもしれません。
しかし取引先に送る添付ファイルが社外秘の資料だったり、顧客情報だったりした場合、取り返しがつきません。最悪の場合、損害賠償にも繋がります。

ファイル名などは特に気をつけて、送信する前に送るデータを一度確認。
そしてそのデータを本当に送って良いか確認する習慣をつけると良いです。

また新入社員でよくある可愛いパターンは、添付ファイルの添付忘れでメールを送ることですね。
取引先から、「見積もりが添付されてないようですが・・・」というメールが返ってきたり。

こちらのケースも取引先にご迷惑をかけるので、気をつけましょう。

誤送信メールのパターン2) 宛先を間違える

次に、宛先を間違えて送信してしまうケース。
誰でも1度は経験がありそうですね。本来、送るべきではない宛先にメールを送ることで、情報が漏えいに繋がります。
送る内容がメール本文で、「了解です」くらいならまだしも、添付ファイルがあったら最悪。
顧客データや機密情報を取引先や、全く関係ない第三者に渡してしまうこともあり得ます。

特にメールアドレスを手入力で記載している方は、入力ミスが発生しやすいので要注意。
基本的にはコピペが推奨されています。

またCcやBccの違いも抑えておきたいですね。

  • CcはToに送るメールを共有したい相手がいる場合に使います
  • Bccは他の受信者に知られず、メールを送りたい相手がいる場合に使います

Bccに入れるはずのメールアドレスをCcに入れたり、というのも気をつけたい。

誤送信メールのパターン3) メールの内容

最後に、送信するメールの本文そのものについて。
よくある例としては下記です

  • メール本文に誤字・脱字
  • コピペしたところだけフォントが違う
  • 相手先の会社名または担当者の名前が間違えている
  • 本文を作成途中のまま送送信
などなど、上記のようなメールが来たら印象悪化ですよね。
社会人としてのマナー的なところは送信前にチェックしたい。

またそもそも取引先に送って良い内容なのか、伝えて良い内容なのかも意識が必要。
重要なメールこそ、事前に上長などに相談することで防げます。

まとめ

以上、メール誤送信のあるあるパターンを3つ紹介しました。
仕事をする上でメールは必須で、ほとんどの方が使われています。

メールの誤送信は誰もが気をつけて、送信前に絶対チェックしていますよね。
それでも、やはりメールの誤送信というものは発生しているのが現実なのです。
その結果、情報漏えいしてしまった、というような記事も見かけます。

ミスは起きうるという前提のもと、セキュリティ対策をしていくことが重要です。

弊社ではメールアドレスの漏えい調査・レポート提供するサービスがございます。
「最近、迷惑メールがかなり届くようになった」「情報漏えいしているかも」という方は、ぜひ問い合わせ下さい。